Public Folder HelpDesk fuer Outlook

Die Wissensdatenbank fuer Outlook






Public Folder HelpDesk fuer Outlook

Public Folder HelpDesk unterstützt Ihr Arbeitsteam gemeinsame Projekt und Fragen effizient zu bearbeiten und zu verwalten. Auftretende Probleme und Anfragen werden in Public Folder HelpDesk gesammelt, geordnet auf die zuständigen Mitarbeiter verteilt.

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Informationsaustausch

Public Folder HelpDesk for Outlook® basiert auf Mircosoft-Exchange mit denen man öffentliche Order erstellen kann. Diese ermöglichen es einfach und effizient Informationen mit einer Vielzahl von Benutzern zu teilen. Kundenanfragen, allgemeine Fragestellungen und Probleme werden in Tickets verwaltet, ähnlich wie Karteikarten, welche sich ein Sachbearbeiter zur Hilfe heranziehen kann, während das Ganze von einem Manager verwaltet und ausgewertet wird. Kundeninformation, Problembeschreibung, Bearbeitungsstand, Lösungen und Zeitaufwand etc. werden alle in dem Ticket vermerkt.

Sie können nach Typ, Kategorie, Wichtigkeit und Fälligkeitsdatum geordnet werden.

Dies wird Ihrem Arbeitsteam die Qualität von Dienstleistungen liefern, die Ihre Kunden erwarten und begrüßen werden.

 

Arbeiten mit Outlook®

Public Folder HelpDesk ist ein Outlookzusatz, der eine bereits gewohnte und unkomplizierte freundliche Benutzeroberfläche direkt in Ihrem Outlook® anbietet. Outlooknutzern, denen Outlook® vertraut ist, können sofort anfangen mit Public Folder HelpDesk zu arbeiten.

Mit einem einfachen Knopfdruck können Sie ihre persönlichen Public Folder HelpDesk Ticket Abfragen mit einem PDA (Pocket PC) synchronisieren und sind somit auch auf Reisen gut gerüstet.

Sie können damit auch außerhalb des Büros auf die Wissensdatenbank zurückgreifen oder Fragen schnell durch Ihre Mitarbeiter beantworten lassen. Sie haben die Möglichkeit, alle für Sie bestimmten Tickets aufzulisten, Tickets auszudrucken, Informationen zurückzuhalten oder weiterzuleiten – alles mit einer Leichtigkeit, die Sie von Outlook® gewohnt sind.

 

Integrierte Wissensdatenbank
Nach Lösung eines Problems wird das Ticket geschlossen und fügt es in die Wissensdatenbank ein. Diese Informationsdatenbank erlaubt es Ihrem Arbeitsteam effizient Lösungen für allgemeine, immer wiederkehrende oder auch schwierige Problem auszutauschen. Diese Knowledge Base ist leicht zugänglich und von Outlook® schnell durchsuchbar. Der Zugang kann auch Ihren Kunden ermöglicht werden, um Ihnen Lösungen für Ihre Probleme daraus anzubieten.

Statistiken
Ein Reporttool ist außerdem in Public Folder HelpDesk vorhanden. Mit diesem Tool können Sie Statistiken und Grafiken basierend auf geschlossenen Tickets kreieren und generieren, um einen Überblick über die Arbeit Ihres Teams und die jeweilige Arbeitsbelastung und den Vortschritt eines jeden Mitarbeiters zu bekommen. So erfahren Sie z.B. die Anzahl der Tickets pro Monat, Bearbeitungszeit für unterschiedliche Problemtypen, Arbeitsaufwand nach Kundenkategorien und mehr. Diese Informationen werden Ihrem Team dabei helfen, sich ständig weiterzuentwickeln und Ihre Dienstleistungen zu verbessern.

 

Funktionsübersicht

+ Public Folder HelpDesk ist direkt in Outlook® anwendbar

+ eine gewohnte und benutzerfreundliche Oberfläche

+ Tickets sind in einer Datenbank (z.B: MS-Access oder in eine MyQsl Datenbank) gespeichert für Statistiken und dynamische Analysen mit Reporttool

+ mit einem PDA ist ein Datenbankabgleich möglich

+ leicht bedienbare Wissensdatenbank aus Tickets erstellbar
(kompatibel mit allen Versionen von Outlook® und Outlook® Webaccess)

+ ID Nummern für Tickets

+ Posteingangsüberwachung – eine ausgewählte eingehende Nachricht kann mit dem Helpdesk Ticket mit einem Text, Bildschirmfotos und Anhängen versehen werden

+ besseres Anrufer-Handling – importieren von Kundeninformation aus dem globalen Adressbuch, Active Directory, per Copy und Paste über eine MS-Excelliste

 

Ideal für:

Organisationen und Teams die Produkte und/oder Dienstleistungen vertreiben z.B. Callcenter

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