Public Folder HelpDesk fuer Outlook

Die Wissensdatenbank fuer Outlook






1.2.2 E-Mail

Sie können mit PF HelpDesk E-Mails zu Tickets konvertieren, indem Sie auf eine Schaltfläche klicken, die bei der Installierung der PF HelpDesk Client Tools zur Outlook-Symbolleiste hinzugefügt wurde. Öffnen Sie die E-Mail oder markieren Sie sie und klicken Sie auf die PF-HelpDesk‑Schaltfläche in der Symbolleiste: die Anwendung erstellt dann ein neues, auf den Informationen in der E-Mail basierendes Ticket.


Der Betreff der E-Mail wird als Betreff auch des Tickets übernommen, der Anrufer ist der Absender der E-Mail, und seine E-Mail-Adresse ist bekannt. Weitere Informationen über den Absender werden ein­gefügt, wenn sie in den Ein­stellungen vorgegeben sind. Der Haupt!text der E-Mail steht im Hauptfeld des Tickets. Auch Anhänge aus der E-Mail werden in das Ticket kopiert. Sie werden am Fuß des Hauptfelds angezeigt und können von dort aus geöffnet werden.

Nun müssen nur noch der Problem-Typ und der Verantwortliche manuell ausge­wählt werden, bevor das Ticket gepostet wird. Wenn Arbeitszeit in nicht ausgefüllt ist, wird automatisch die vom Adminis­trator in den Einstellungen fest­gelegte Standarddauer eingefügt, sobald der Benutzer, um den Fall abzuschließen, auf Schließen klickt. Die Arbeitszeit kann dann, falls notwendig, noch geändert werden.

Die E-Mail wird mit Informationen über die Ticketnummer und den Zeitpunkt der Erstellung des Tickets versehen.

 

Es besteht auch die Möglichkeit, alle E-Mails an das Helpdesk automatisch zu Tickets konvertieren zu lassen, ohne dass auf die PF-HelpDesk-Schaltfläche ge­klickt werden müsste. Diese Alternative listet innerhalb der Tickets selbst auch den ganzen betreffenden E-Mail-Verkehr der Tickets auf. Siehe 7.3 Automatische Konvertierung von E-Mails zu Tickets.

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